Términos y condiciones de la Plataforma SPCA

1. Quiénes somos

La Plataforma SPCA (en adelante, la «Plataforma») es operada por Consultoría Corporación Herrera, S.A. («COHERSA»), NIT 10845975-6, a través de su división SPCA, Servicios Profesionales de Contabilidad y Auditoría (en adelante, «SPCA», «nosotros»). Domicilio: 5a. calle C 1-47, zona 1, Residenciales Villa Nueva, Villa Nueva, Guatemala. Correo: info@spca.com.gt. Teléfono: 4323-2353.

Puedes escribirnos a ese correo para cualquier consulta sobre estos Términos. Responderemos en un plazo razonable y, en todo caso, dentro de diez días hábiles.

2. Aceptación de los Términos

Estos Términos son un contrato entre tú (la persona que crea la cuenta y, cuando corresponda, la empresa en cuyo nombre actúas) y SPCA. Al marcar la casilla «He leído y acepto los Términos y condiciones» al crear la cuenta, o al aceptar una nueva versión dentro de la Plataforma, manifiestas tu consentimiento. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas (Decreto 47-2008) y al Código Civil, conforme al cual los contratos se perfeccionan por el consentimiento de las partes y las obligan a cumplir lo convenido.

La aceptación de la Política de privacidad se pide en una casilla separada; las dos son necesarias para crear la cuenta. De cada aceptación guardamos la fecha y la hora, la versión del documento, el texto exacto de la casilla, el medio (registro, invitación, configuración inicial o actualización dentro del panel) y datos del navegador. Ese registro sirve como constancia para ti, para SPCA y para cualquier autoridad que lo requiera, y puedes consultar el tuyo en Configuración → Documentos legales.

Si actúas en nombre de una empresa (como propietario, gerente, representante legal o persona autorizada), declaras que tienes facultades suficientes para obligarla con estos Términos. Si no estás de acuerdo con ellos, no crees la cuenta ni uses la Plataforma.

3. Definiciones

• Plataforma: el sitio spca.com.gt, sus subdominios y direcciones de prueba, el panel de trabajo y todas sus funciones (libros de compras y ventas, impuestos, contabilidad, planilla, bancos, inventario, facturación, cotizaciones, reportes y las que se agreguen).
• Usuario: toda persona con una cuenta en la Plataforma, sea personal de SPCA (administrador general, contador, auxiliar) o usuario de una empresa cliente (propietario o gerente, socio, colaborador).
• Empresa cliente: la persona individual o jurídica cuyos datos contables se trabajan en la Plataforma.
• Contenido del usuario: todo lo que ingresas o subes: documentos, facturas, archivos de la SAT, fotografías, PDF, datos de empleados, clientes, proveedores, cuentas bancarias, inventarios y configuraciones.
• Servicios profesionales: la contabilidad, auditoría, asesoría y demás servicios que SPCA presta por contrato o propuesta aparte, distintos del uso de la Plataforma.
• Modo de prueba: el uso de la Plataforma con cuentas y datos de demostración guardados únicamente en el navegador, al que se entra desde el Centro de pruebas (ver sección 9).

4. Qué es la Plataforma y qué no es

La Plataforma es una herramienta informática que ayuda a registrar, ordenar, calcular e imprimir la información contable, fiscal, laboral y operativa de una empresa conforme a las reglas vigentes en Guatemala en la fecha de la versión publicada (visible al pie del menú del panel).

La Plataforma no es asesoría contable, fiscal, laboral ni legal por sí misma, y sus resultados no constituyen un dictamen ni una opinión profesional. Los cálculos dependen de los datos que ingreses y de la configuración que elijas (régimen tributario, método del ISR trimestral, nomenclatura, opciones contables). Toda cifra debe ser revisada por un contador o por la persona responsable antes de presentarla ante una autoridad o de tomar decisiones con base en ella.

Los servicios profesionales de SPCA (llevar tu contabilidad, presentar tus declaraciones, auditar, asesorar) se contratan por separado, mediante contrato o propuesta de servicios, y se rigen por ese documento. Nada en estos Términos obliga a SPCA a prestar tales servicios por el solo hecho de que uses la Plataforma.

5. Cuentas, registro y seguridad

5.1 Requisitos

Para crear una cuenta debes ser mayor de dieciocho años y tener capacidad legal, y proporcionar datos veraces, completos y actualizados: tu nombre completo, tu correo electrónico y, si registras una empresa, su nombre o razón social, su NIT y su régimen tributario. Pedimos solo los datos necesarios para operar el servicio (ver la Política de privacidad).

5.2 Acceso a la cuenta

La Plataforma no usa contraseñas: entras con un código de un solo uso que enviamos a tu correo electrónico (vale diez minutos) o, si eres personal de SPCA, con tu cuenta de Microsoft. La cuenta es personal e intransferible. Eres responsable de mantener el control de tu correo electrónico y de los códigos que recibas (no los compartas), de las actividades que se realicen con tu cuenta y de avisarnos de inmediato a info@spca.com.gt si sospechas un uso no autorizado. Cerrar sesión en los dispositivos compartidos es tu responsabilidad.

5.3 Roles e invitaciones

Cada usuario tiene un rol con permisos definidos. El personal de SPCA accede a las empresas que tiene asignadas. El propietario o gerente de una empresa cliente puede invitar a socios (solo consulta) y colaboradores (suben documentos, cotizan y registran movimientos de bodega) y responde por el uso que esas personas hagan de la Plataforma. Las invitaciones vencen a los catorce días y pueden cancelarse. SPCA puede exigir una verificación adicional de identidad o de representación cuando lo considere necesario.

5.4 Una cuenta por persona

Cada persona debe usar una sola cuenta, con su propio correo. Compartir credenciales o crear cuentas con datos falsos es motivo de suspensión.

6. Uso permitido y uso prohibido

Puedes usar la Plataforma para gestionar la información de tu empresa o de las empresas a las que te han dado acceso, conforme a estos Términos y a la ley. No está permitido:

• Usarla para fines ilícitos, para registrar operaciones simuladas o para evadir, defraudar o encubrir obligaciones tributarias, laborales o de cualquier otro tipo.
• Ingresar datos de terceros (empleados, clientes, proveedores) sin tener derecho o autorización para hacerlo.
• Acceder o intentar acceder a cuentas, empresas o datos que no te han sido asignados, o eludir los controles de roles y permisos.
• Copiar, modificar, descompilar, revender, sublicenciar o crear obras derivadas del software de la Plataforma, o usarla para construir un producto competidor.
• Introducir código malicioso, sobrecargar el servicio, hacer pruebas de intrusión o automatizar accesos sin autorización escrita de SPCA.
• Usar la marca, el nombre o el material de SPCA sin autorización, o hacerse pasar por SPCA o por otra persona.

7. Tus datos y tu contenido

Son tuyos. El contenido del usuario pertenece a la empresa cliente o a la persona que lo ingresa. Nos concedes una licencia limitada, no exclusiva y gratuita para almacenarlo, procesarlo, respaldarlo y mostrarlo únicamente con el fin de prestar el servicio, cumplir la ley y, si lo contrataste, prestar los servicios profesionales.

Exactitud. Garantizas que el contenido es veraz y que tienes derecho a ingresarlo. Cuando ingreses datos personales de terceros (por ejemplo, de tus empleados para la planilla o de tus clientes y proveedores para los libros), actúas como responsable de esos datos y SPCA los trata por tu cuenta conforme a la Política de privacidad.

Respaldos y exportación. La Plataforma te permite exportar tus libros, reportes y listados (Excel, CSV, PDF). SPCA guarda un respaldo diario de la base de datos central y conserva los últimos noventa días; además te recomendamos conservar tus propias exportaciones. Al terminar la relación, podrás exportar tu información durante los treinta días siguientes, salvo que la ley exija conservarla más tiempo o entregarla a una autoridad.

8. Cálculos fiscales y responsabilidad del contribuyente

La Plataforma aplica las tasas, bases, retenciones y plazos del IVA, del ISR, del ISO, de las cuotas del IGSS, del Bono 14, del aguinaldo, de la indemnización y demás reglas vigentes en Guatemala a la fecha de la versión publicada. Las leyes cambian; SPCA procura actualizar la Plataforma oportunamente, pero no garantiza que cada cambio esté reflejado el mismo día en que entra en vigor.

La obligación de inscribirse, llevar los libros, emitir facturas, presentar las declaraciones y pagar los impuestos y las cuotas es, por ley, del contribuyente o del patrono (Código Tributario, Decreto 6-91; Ley del IVA, Decreto 27-92; Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012; Código de Trabajo y Ley Orgánica del IGSS). Usar la Plataforma no traslada esa obligación a SPCA. Las declaraciones se presentan en la Agencia Virtual de la SAT y en los sistemas del IGSS por el contribuyente, o por SPCA cuando así se haya contratado por escrito.

La habilitación y autorización de libros y folios ante la SAT, la emisión de facturas electrónicas (FEL) y la custodia de los documentos originales son responsabilidad de la empresa cliente. Los libros que la Plataforma imprime deben revisarse antes de encuadernarse o presentarse.

9. Modo de prueba y datos de demostración

Desde el 28 de octubre de 2026 las cuentas y los datos de la Plataforma se guardan en la base de datos central de SPCA (ver la Política de privacidad, sección 7). Además existe un modo de prueba, al que se entra desde el Centro de pruebas y que el panel señala con una banda amarilla:

• En el modo de prueba las cuentas y los datos son de demostración y se guardan únicamente en el navegador y el dispositivo que usas; no viajan a servidores de SPCA y se pierden si borras los datos del navegador. No constituyen registro contable de ninguna empresa.
• Las cuentas y los datos que el equipo de SPCA cargó en un navegador durante la etapa de pruebas anterior no pasan solos al servidor: el personal de SPCA puede subirlos una sola vez a la empresa correspondiente desde Configuración.
• Mientras no se anuncien planes de pago, el uso de la Plataforma no tiene costo (ver la Política de reembolsos). La Plataforma sigue mejorando: te invitamos a reportar fallas y sugerencias a info@spca.com.gt.
• Las cifras que calcula la Plataforma deben revisarse antes de presentar declaraciones (sección 8).

10. Planes, precios y pagos

Hoy el uso de la Plataforma no tiene costo. Cuando existan planes de pago, publicaremos sus precios en quetzales, con el IVA incluido o indicado expresamente, y los cobros se documentarán con factura electrónica (FEL). Los precios podrán cambiar con un aviso de al menos treinta días por correo o dentro de la Plataforma; el cambio aplica a partir del siguiente período de cobro. Las devoluciones se rigen por la Política de reembolsos. Los pagos los procesa un proveedor de pagos; SPCA no almacena números de tarjeta.

11. Propiedad intelectual

El software, el diseño, los textos, las marcas, los logotipos y la estructura de la Plataforma son propiedad de COHERSA/SPCA o se usan con licencia, y están protegidos por la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos (Decreto 33-98), la Ley de Propiedad Industrial (Decreto 57-2000) y los tratados aplicables. Te concedemos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la Plataforma conforme a estos Términos. No adquieres ningún otro derecho.

La Plataforma incluye componentes de terceros con licencias libres (por ejemplo, el lector de PDF, el generador de códigos QR y la tipografía). Sus créditos y licencias se detallan en la Política de cookies y almacenamiento local. Todas las imágenes y marcas que se muestran en el sitio son propias de SPCA.

12. Disponibilidad, mantenimiento y cambios

Procuramos que la Plataforma esté disponible de forma continua, pero puede interrumpirse por mantenimiento, actualizaciones, fallas de proveedores de alojamiento o de internet, o causas de fuerza mayor. Podemos agregar, modificar o retirar funciones; si un cambio reduce de forma importante lo que puedes hacer, te lo avisaremos con antelación razonable. Cada publicación lleva un número de versión visible para que sepas qué versión estás usando.

13. Seguridad y confidencialidad

Aplicamos medidas razonables de seguridad: transmisión cifrada (HTTPS) con cabeceras de seguridad y política de contenido, acceso sin contraseñas mediante códigos de un solo uso o cuenta de Microsoft, sesiones con cookie segura, datos cifrados en reposo y respaldados a diario, control de acceso por roles comprobado en el servidor en cada petición, límite de peticiones por conexión y bitácora de actividad. Ninguna medida es infalible; tú también debes proteger tu dispositivo, tu navegador y el acceso a tu correo electrónico.

SPCA trata como confidencial toda la información de la empresa cliente a la que acceda a través de la Plataforma, y solo la revela a su personal que la necesite para prestar el servicio, a proveedores obligados a confidencialidad o cuando lo exija la ley o una autoridad competente. Esta obligación se suma al secreto profesional que rige la práctica contable.

14. Protección de datos personales

El tratamiento de los datos personales se describe en la Política de privacidad, que forma parte de estos Términos y se acepta en una casilla separada. En ella explicamos qué datos pedimos (solo los necesarios), para qué, con qué base, cuánto tiempo los conservamos, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

15. Garantías y limitación de responsabilidad

En la medida en que la ley lo permita, la Plataforma se ofrece «tal como está» y «según disponibilidad». No garantizamos que esté libre de errores, que funcione sin interrupciones ni que produzca un resultado fiscal o contable determinado.

SPCA no responde por: (a) datos erróneos, incompletos o ingresados fuera de tiempo por los usuarios; (b) decisiones tomadas con base en cifras no revisadas; (c) multas, intereses, recargos o ajustes derivados de incumplimientos del contribuyente; (d) fallas de internet, del dispositivo o del navegador del usuario; (e) pérdida de datos durante la etapa de pruebas; (f) actos de terceros o causas de fuerza mayor.

Si a pesar de lo anterior SPCA resultara responsable, su responsabilidad total frente a un usuario o una empresa cliente por todas las reclamaciones relacionadas con la Plataforma se limita al monto que esa empresa haya pagado por el uso de la Plataforma en los doce meses anteriores al hecho o, si no hubo pago, a Q1,000.00. No respondemos por lucro cesante ni por daños indirectos.

Nada en estos Términos excluye o limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos que la Ley de Protección al Consumidor y Usuario (Decreto 6-2003) u otra norma de orden público reconozcan como irrenunciables.

16. Indemnidad

Te comprometes a mantener indemne a SPCA, sus socios, directivos y personal frente a reclamaciones, multas y gastos (incluidos honorarios razonables de abogados) que se originen en tu incumplimiento de estos Términos, en el uso ilícito de la Plataforma o en datos de terceros que hayas ingresado sin derecho.

17. Suspensión y terminación

Por tu parte. Puedes dejar de usar la Plataforma y pedir el cierre de tu cuenta en cualquier momento escribiendo a info@spca.com.gt (o desde Configuración cuando la opción esté disponible). Si representas a una empresa, el cierre afecta a todos sus usuarios.

Por parte de SPCA. Podemos suspender o cerrar una cuenta, con aviso previo salvo urgencia, cuando haya incumplimiento de estos Términos, uso ilícito o riesgo para la seguridad, falta de pago de un plan (después de un aviso con al menos diez días para regularizar) o inactividad de más de doce meses.

Efectos. Al terminar, cesa el acceso. Podrás exportar tu información durante los treinta días siguientes; después podremos eliminarla, salvo lo que debamos conservar por obligación legal, para atender requerimientos de autoridad o para la defensa de reclamaciones. Las secciones 7, 11, 13, 15, 16, 20 y 21 siguen vigentes después de la terminación.

18. Cambios a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos. Cada versión lleva número y fecha, y el historial aparece al final del documento. Cuando el cambio sea relevante te lo avisaremos dentro de la Plataforma o por correo y, al entrar al panel, se te pedirá aceptar la nueva versión marcando de nuevo las casillas. Si no estás de acuerdo, puedes cerrar tu cuenta conforme a la sección 17; seguir usando la Plataforma después de aceptar implica tu conformidad con la versión vigente.

19. Comunicaciones y notificaciones

Nos comunicaremos contigo por el correo registrado en tu cuenta y mediante avisos dentro de la Plataforma; es tu responsabilidad mantener ese correo actualizado. Las comunicaciones electrónicas entre tú y SPCA tienen la validez que les reconoce el Decreto 47-2008. Puedes escribirnos a info@spca.com.gt o al teléfono 4323-2353.

20. Ley aplicable y resolución de conflictos

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Guatemala. Ante cualquier diferencia, las partes intentarán primero una solución directa durante treinta días desde que una notifique a la otra. Si eres consumidor, conservas además el derecho de acudir a la Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor (DIACO) del Ministerio de Economía.

Si no hay acuerdo, las partes se someten a los tribunales competentes del departamento de Guatemala, con renuncia expresa al fuero de su domicilio.

21. Disposiciones generales

• Acuerdo completo. Estos Términos, la Política de privacidad, la Política de cookies y almacenamiento local y la Política de reembolsos forman el acuerdo completo sobre el uso de la Plataforma, sin perjuicio de los contratos de servicios profesionales que existan.
• Divisibilidad. Si una cláusula se declara inválida, las demás conservan su vigencia.
• No renuncia. Que SPCA no ejerza un derecho no significa que renuncie a él.
• Cesión. No puedes ceder tu cuenta ni estos Términos sin autorización escrita. SPCA puede cederlos a una sociedad del mismo grupo o a quien adquiera el negocio, avisándote.
• Idioma. La versión en español es la única válida.
• Fuerza mayor. Ninguna parte responde por incumplimientos debidos a hechos fuera de su control razonable.

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